fbpx

Proje Yönetimi Eğitimi

Proje, bir değişim gereksinimi sonucu oluşturulan, belirli bir amacı, kapsamı, bütçesi ve süresi olan, yenilikçi faaliyetlerdir.

Proje yönetimi ise, bir projenin yürütülmesi sürecinde işletmenin çeşitli fonksiyonlarının dahilinde ve harici koordinasyonunu açıklayan bir enformasyon organizasyonudur.

(Yeni Yönetim Teknikleri Değişimle Başedebilmenin Yolları, MESS, 1998) Oluşturulan projeler, firmaların tek bir departmanına özel olabileceği gibi, birçok departmanı ya da firmanın tümünü kapsayabilir.

Proje, bir değişim gereksinimi sonucu oluşturulan, belirli bir amaci, kapsami, bütçesi ve süresi olan, yenilikçi faaliyetlerdir.

Proje yönetimi ise, bir projenin yürütülmesi sürecinde işletmenin çeşitli fonksiyonlarının dahilinde ve harici koordinasyonunu açıklayan bir enformasyon organizasyonudur. (Yeni Yönetim Teknikleri Değişimle Başedebilmenin Yolları, MESS, 1998) Oluşturulan projeler, firmaların tek bir departmanına özel olabileceği gibi, birçok departmanı ya da firmanın tümünü kapsayabilir.

Teknolojinin gelişmesi ve küçük ve orta ölçekli firmaların küresel ve yerel pazarlara girmeye başlamalarından doğan rekabetçi bir piyasanın oluşması, 1955 ile 1960′li yılları arasında Proje Yönetimi kavramının doğmasına neden olmuştur. Proje yönetimi kavramı ilk yıllarında mühendislik ve ihracat alanlarında kullanılırken, zaman içinde sağlik, kozmetik, eğitim, bankacılık, savunma, bilişim, medya gibi birçok sektörde kullanılmaya başlanmıştır.

Proje yönetiminin başarıya ulaşmasındaki en önemli nokta, sahip olunan kaynakların doğru zamanda ve hedeflenen başarıya ulaşmada azami faydayı sağlayacak şekilde kullanılmasını sağlamaktır. Proje yönetimi sürecinde geriye dönük düzeltme olanağı bulunmadığından, proje planlamasının baştan çok iyi yapılması da oldukça önem verilmesi gereken bir konudur. Buna ek olarak proje yönetimi uygulanırken hedeflenen bütçenin dışına çıkılmamaya da dikkat edilmelidir.

Çağdaş firmalar, proje yönetiminin sürekli artan önemini farketmeleriyle, proje yönetimi kavramı üzerinde daha fazla durmaya ve bu konu üzerinde daha geniş araştırmalar yapmaya başladılar. Etkili proje yönetiminin firmalara kazandırdığı oldukça önemli noktalar olduğunu keşfeden firmalar, özellikle müşteri memnuniyetine yönelik çalışmalarını hızlandırdılar. Gerek yeni ürünlerin geliştirilmesi gerek müşterilerin hizmet beklentilerine daha etkili yanıt verebilmek için proje yönetimi uygulamaları geliştirdiler. Özellikle günümüzün rekabete dayalı piyasasında ayakta kalmayı ve daha da güçlenmeyi başarabilen firmaların en etkili silahı haline gelen proje yönetimi, firma kârının artmasında oldukça etkili olmaktadır.

Daha ayrıntılı incelendiğinde proje yönetiminin firmalara kazandırdıklarını şu şekilde sıralayabiliriz:

  • Firma sermayesinin ve işgücünün daha etkili ve verimli kullanılması,
  • Müşteri memnuniyetinin sağlanması ya da artırılması,
  • Zaman yönetiminin daha etkili kullanılması ve bu şekilde her işe doğru ve yeterli vakit ayırabilmesi,
  • Kaynakların verimli kullanılması ve bu verimin ölçülebilmesi,
  • Pazar kaybı riskinin azaltılması ya da tamamen yok edilmesi,
  • Krizlere ve risklere karşı hazırlıklı olunması,
  • Bilgi birikimi sayesinde gelecekteki projeler için bir taban hazırlanması,
  • Firma kârının artması

Bir projenin başarılı olmasında, projenin hedeflerinin belli ve gerçekçi olması da oldukça önemlidir. Hedefleri belli olan ve önceden ayrıntılarıyla saptanmış bir proje, oluşabilecek zorluklara ve krizlere dayanıklıdır. Belirsizliklerden de uzak olmasınında etkisiyle istenilen başarıya daha çabuk ulaşılır.

Projede çalışan firma personelinin, projeye tam katılımı, firmanın hedeflerini gerçekleştirmek için bu projeyi sahiplenmeleri ve bir takım halinde organize çalışmaları, projenin başarısına direk etki eden bir diğer unsurdur. Projeye dahil olan çalışanların projenin içeriği, hedefledikleri ve işleyiş süreci hakkında gerekli tüm donanıma ve eğitime sahip olmuş olmaları, projenin yürütülmesi sırasında oluşabilecek sorunlarla başa çıkmalarını kolaylaştıracaktır. Projeyi yöneten bireyin, proje ekibini motive edebilmesi, iyi bir lider olması, onlara yol gösterebilmesi ve projenin her aşamasına ilişkin değerlendirme ve analizlerde bulunarak en ideal olan çalışma sisteminin bulunmasına yardım etmesi gerekmektedir. Proje liderine ek olarak üst yönetimin de proje ekibini desteklemesi ve onlara her zaman yanlarında olacaklarına dair güven vermesi, hem çalışanların özgüvenlerinin hem de motivasyonlarının artmasını sağlarken; daha verimli çalışmalarına da yardımcı olacaktır. Ayrıca üst yönetimin, proje hedefleri doğrultusunda sahip olunan kaynakların en verimli şekilde kullanılmasına yardım etmesi ve değerlendirmesi de proje yönetimin başarıyla ilerlemesinde etkili olan bir noktadır. Üst yönetimin desteğinin hissedilmediği durumlarda, çalışanlarında projenin yeterince önemsenmediğinden kaynaklanan bir moralsizlik ve motivasyon düşüşü gerçekleşebilir. Bu durum en ideal projenin bile insan faktörünün ne kadar önemli olduğunu gösterircesine başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olabilir.

Proje yönetiminde öncelikli olan projenin amacının, hedeflediklerinin ve bu hedeflere ulaşmak için yapılması gerekenlerin saptanmasıdır. Ardından belirlenmesi gerekenler proje liderinin kim olacağı, projeyi kimin finanse edeceği ve projenin ne kadar bir süre zarfında tamamlanması gerektiğidir. Projenin bütçesinin belirlenmesi, kaynak kullanımı konusunda kesin çizgiler çizilmesi ve tüm kapsamın oluşturulması ile planlama süreci tamamlanmış olur. Bu aşamada çok titiz davranılmalıdır; çünkü bir sonraki aşama olan uygulama sürecinde herşey planlama aşamasında tasarlandığı gibi işleyecektir.

Projenin diğer bölümü olan organizasyon sürecinde öncelikle; çalışma grupları oluşturmalı, her çalışanın ne yapması gerektiğine, görev, yetki ve sorumluluklarına karar vermeli ve eğer gerekiyorsa çalışanları belli bir eğitim sürecinden geçirilmelidir. İş bölümünün yapılmasının ardından proje yönetilmeye başlanır. Proje ekibi seçildikten ve proje uygulamaya koyulduktan sonra üst yönetim ve takım lideri, projenin planlanan takvime göre işleyip işlemediğini sürekli denetlemelidir.

Proje yönetiminin önemli noktaları

Proje yönetimi çalışmalarının başlaması için öncelikle projenin konusunun, içeriğinin ve kullanılacak yazılı materyalin belirlenmesi gerekir. Bu çalışmalarla eş zamanlı olarak da projenin çalışacak ekibin, bu ekip içinde birlikte çalışacak alt grupların ve bu gruplardaki çalışanların görev ve sorumluluklarının belirlenmesi gelmelidir.

Projenin gerçekleştirilme amacı, başarmak istediği hedefler ve firma için önemi açık bir şekilde yazılmalı ve projede çalışanların bu hedefleri tam anlamıyla kavramaları sağlanmalıdır. Birlikte çalışacak ekiplerdeki çalışanların görev ve yetkilerinin belirlenmesinde beraber çalışmaktan zevk alan ve ekip olarak çalıştıklarında çok başarılı olan çalışanların aynı proje alt grubuna verilmesine özen gösterilmesi oldukça önemlidir.

Projenin hedeflerinin belirlenmesinde müşteri gereksinimlerinin ve beklentilerinin karşılanması da oldukça büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle proje öncesinde müşteri memnuniyetine yönelik bir ön çalışma yapılması faydalı olacaktır.

Bir çalışma takvimi yapın ve projenin bu takvime göre yürütülmesini sağlayın. Projenin başarıya ulaşmasındaki her basamak için işleyen bir plan hazırlayın ve istenilen sonuca ulaşmada en etkili çalışma yönteminin ne olduğunu saptayın. Bu çalışma takviminin başarıya ulaşması için proje takımındaki herkesin sorumluluklarını yerine getirip getirmediklerini inceleyin. Gerekirse çalışanların görev ve sorumluluklarında çeşitli değişiklikler yapabilirsiniz.

Projenin başarılı olması için gereken tüm noktaları belirleyin. Bu noktalar, ekipte kaç çalışan olması gerektiğinden dış kaynak kullanımına kadar büyük bir yelpazeye yayılmıştır. Tüm bu noktaların açıklığa kavuşturulmuş olması, projenin ilerlemesinde oldukça etkilidir. Başka bir deyişle, ilk atılacak adımla son atılacak adımın önceden biliniyor olması, son dakika sürprizleri ile karşı karşıya kalma olasılığınızı oldukça azaltacaktır. Bu nedenle gerçekçi bir planlamanın önemi çok büyüktür.

Çalışanlarınızın projede başarılı olmaları için sahip oldukları bilgilere ek olarak, yeni bilgilere gereksinimleri olup olmadığını öğrenmeye çalışın. Belki onlara zaman kazandırabilecek herhangi bir yeni teknolojik ürün, bilgisayar programı ya da sizin sahip olduğunuz bilgi veya kaynaklar işlerine büyük ölçüde yarayabilir. Bu noktalarda onlara destek olmak hem onları motive edecek hem de projenin ilerleyişini hızlandırıp, sonuca çabuk ulaşılmasını sağlayacaktır. Projenin hedeflerine ulaşması için gerekli zaman ve kaynakların belirlenmesi, proje yönetiminin bir diğer önemli noktasıdır. Proje ekibinin, projenin tamamlanması için kaç gün ve saat çalışması gerektiğini belirleyin. Her proje yöneticisi tüm çalışanlarına uymaları gereken görev çizelgesi ve görevlerini gerçekleştirmek için belli bir süre verdiğinde, çalışanların daha verimli çalıştıkları saptanmıştır.

Çalışanlarınıza görev ve sorumluluklarını bitirmeleri için zaman tanırken, bu zamanın her çalışan için aynı olması gerekmiyor. Çalışanların görevlerinin zorluğuna veya çokluğuna göre onları stres altına sokmadan dikkatli bir şekilde kendilerini işlerine vererek çalışabilecek zamanı tanımanızda büyük yarar vardır.

Projenin ilerleyişine dair sürekli bir geribildirim ortamı oluşturun. Belirli aralıklarla toplantılar düzenleyin ve projenin nasıl geliştiğini, istenilen düzeyde bir çalışma yapılıp yapılmadığını, belirlenen çalışma takviminin gerisine düşülüp düşülmediğini değerlendirin.

Takımınızın başarılarını takdir edin ve ödüllendirin.

Toplanan veriler doğrultusunda edindiğiniz sonuçları değerlendirin. Proje beklentilerinizi karşıladı mı? Karşılamadıysa yanlış yapılan nokta neydi ve düzeltilebilir mi? Düzeltmek için ne yapılması gerekiyor? Bu noktaların proje çalışanları tarafından değerlendirilmesi, gelecekte yapılacak projelerin başarıya ulaşmasında büyük önem taşımaktadır. Geçmişte yapılan hatalardan ders alınması ve diğer projelerde bu hataların tekrarlanmaması için gerekli önlemlerin alınması, projenin sonuçlarının iyi analiz edilmesiyle sağlanabilir. Projenin bitiminden sonra firmanın kaybının ne olduğu tespit edilmelidir. Proje hedeflenen zamanda bitirildi mi? Firma tarafından proje ekibine tahsis edilen kaynakların dışına çıkıldı mı? Projenin sonuçları firmanın piyasadaki konumu iyileştirici ya da pazar payını artırıcı önemli ipuçlarının edinilmesini sağladı mı? Bu ve bunlara benzer çeşitli sorular, projenin hedeflediği noktaya göre çeşitlendirilebilir.

Son olarak tamamladığınız bu projenin ileride firma yararına nasıl kullanılabileceğini ve nasıl tekrardan fayda sağlayabileceğini tartışın. Güncellenmesi gerekiyorsa belli zaman aralıklarında projeden elde edilen sonuçların güncellenmesini sağlayın. Bu şekilde hem başarılı bir projeye imza atmış, hem de firma için gelecekte de yararlı olabilecek bir ürün bırakmış olursunuz.

Para Birimi Seçiniz
EUR Euro